Sổ kế toán là gì? Quy trình ghi sổ kế toán

Nếu bạn là một nhân viên kế toán, chắc chắn sẽ không còn xa lạ gì với những cuốn sổ kế toán. Tất cả các hoạt động thu – chi của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán đều được thể hiện vô cùng chi tiết trong cuốn sổ này. Trong bài viết này, Theatre20.com sẽ cung cấp đến quý độc giả những thông tin chi tiết hơn về cuốn sổ này.

1. Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán – sổ sách lưu trữ nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp

Sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp phát sinh theo thời gian. Mỗi doanh nghiệp chỉ được có một hệ thống sổ sách kế toán, không được có nhiều bản sao chép.

Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ đã quy định rất rõ về những điều khoản trong luật kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành, bổ sung luật kế toán. Theo đó, doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu kế toán riêng, tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về các giao dịch kinh tế. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể xây dựng bảng biểu, có thể sử dụng mẫu sổ sách kế toán theo hướng dẫn trong phụ lục số 4 trong thông tư này.

2. Quy trình ghi sổ kế toán

Quy trình ghi sổ kế toán bạn cần biết

Cho dù là sổ kế toán được xây dựng theo biểu mẫu nào thì quy trình ghi sổ đều giống nhau. Theo đó, sẽ có 3 bước cơ bản như sau: mở sổ, ghi sổ, khóa sổ.

– Mở sổ kế toán

Theo Điều 124, Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ sách kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ được mở vào ngày thành lập. Kế toán trưởng theo pháp luật phải chịu trách nhiệm ký duyệt tất cả các loại sổ sách kế toán. Tất cả các tờ sổ sau khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ và tiện tra cứu. Trước khi sổ được đưa vào sử dụng chính thức, các nhân viên kế toán phải hoàn thành các thủ tục sau:

+ Đối với sổ kế toán dạng rời

Trên mỗi cuốn sổ đều phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của trang, tên sổ, họ tên kế toán giữ sổ. Các tờ khai rời trước khi được sử dụng phải được giám đốc, quản lý xác nhận. Các tờ phải được sắp xếp theo số tài khoản, theo thời gian, điều này đảm bảo cho việc tìm kiếm đơn giản và đơn giản dàng hơn.

+ Đối với sổ kế toán dạng sổ

Cũng giống như sổ sách kế toán tờ rời, phần bìa của sổ sách kế toán dạng sổ cũng phải đầy đủ các thông tin như: tên doanh nghiệp, tháng sử dụng, họ tên kế toán giữ sổ. Sổ phải được đánh thứ tự số trang, giữa hai trang phải được đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

– Ghi sổ

Việc ghi sổ phải đảm bảo trung thực, xác thực và nhanh chóng

Ghi sổ kế toán được coi là bước quan yếu nhất. Nó phản ánh xác thực doanh số, tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc ghi chép sổ sách kế toán xác thực cũng tránh việc bạn phải tìm lại các loại giấy tờ khi xảy ra sai sót.

Việc ghi sổ vào căn cứ vào các loại chứng từ kế toán đã được kiểm tra, đảm bảo tính xác thực của các loại giấy tờ. Mọi thông số trên sổ đều phải đảm bảo tính xác thực và hợp pháp.

– Khóa sổ sách kế toán

Sau một kỳ kế toán, kế toán phải khóa sổ trước khi lập báo cáo kế toán. Ngoài ra, trong các trường hợp kiểm kê hoặc thanh tra cũng cần khóa sổ.

– Quy định đối với người ghi sổ sách kế toán

Người chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán phải trực thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ các số chứng chỉ hành nghề, tên và đơn vị làm việc. Đối với những kế toán hành nghề kế toán cần ghi rõ số chứng chỉ hành nghề.

– Quy định về sửa chữa sổ kế toán

Điều 125, trích thông tư Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc sửa chữa sổ ghi kế toán trong trường hợp có sai sót như sau:

• Nếu phát hiện sổ trong kỳ kế toán có sai sót thì kế toán phải chỉnh sửa bằng phương án phù hợp với quy định của Luật kế toán.

• Trong trường hợp phát hiện sai sót từ kỳ kế toán trước, kế toán phải báo cao ngay với người quản lý, giám đốc để có phương pháp điều chỉnh phù hợp. Lưu ý rằng, phương pháp điều chỉnh phải phù hợp với Luật kế toán. Đồng thời, kế toán phải ước tính kế toán và các sai sót.

Có thể nói, sổ kế toán là “vật bất ly thân” đối với các kế toán. Việc ghi chép trong sổ phải xác thực, tỉ mỉ, nhanh chóng và cẩn thận để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết trên đây, các bạn kế toán sẽ vững tâm trong nghề hơn. Nếu có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến việc làm, mời quý vị liên hệ với Theatre20.com theo hotline trên màn hình. Chúng tôi luôn sẵn lòng được trả lời mọi thắc mắc của quý vị 24/7.