Quy trình chứng từ sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập

Bạn là một kế toán của công ty mới thành lập? Bạn bỡ ngỡ vì không biết nên sắp xếp việc làm như thế nào? Đây chỉ là một trong số những khó khăn mà các kế toán tại các công ty mới thành lập gặp phải. Trong bài viết này, Con Số Thông Minh sẽ mách bạn quy trình làm sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập.

1. Công tác hạch toán chứng từ

Công tác hạch toán các chứng từ

Công tác hạch toán chứng từ có thể chia thành việc làm trong tháng và cuối tháng. Cụ thể như sau:

– Công tác hạch toán chứng từ trong tháng

Kế toán căn cứ vào những chứng từ đã kiểm tra sẽ làm những hóa đơn, phiếu cần thiết:

+ Hóa đơn mua vào

Hóa đơn mua vào dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán viết phiếu chi tiền và phiếu nhập kho, tất cả các loại giấy tờ ghim lại thành 1 cặp.

Đối với hóa đơn trên 20 triệu, kế toán làm phiếu hạch toán và photo hợp đồng hoặc thanh lý (nếu có), kèm theo phiếu nhập kho thành 1 bộ.

+ Hóa đơn bán ra

Hóa đơn bán ra thu bằng tiền mặt: kế toán làm phiếu thu cộng với cùng với hóa đơn bán hàng liên xanh, hóa đơn xuất kho ghim thành 1 cặp.

Đối với hóa đơn trên 20 triệu, kế toán làm phiếu hạch toán cùng phiếu xuất kho và hợp đồng, thanh lý bản photo (nếu có) ghim lại thành 1 cặp.

– Công tác hạch toán chứng từ cuối tháng

Cuối tháng, kế toán làm bút toán cuối tháng, kết chuyển doanh thu phí tổn, đồng thời xác định lời, lỗ (tạm thời) của doanh nghiệp trong tháng.

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Từ đó, kế toán xác định số dư cuối kỳ và đầu kỳ, lập bảng cân đối phát sinh.

2. Quy trình xử lý chứng từ và sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập

Sắp xếp chứng từ của công ty mới thành lập

Sau nhiều năm tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp trẻ, đội ngũ chuyên viên kế toán của Con Số Thông Minh đã đúc kết và rút ra được quy trình xử lý các chứng từ sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập như sau:

– Công tác sắp xếp chứng từ gốc

Chứng từ gốc cần phải sắp xếp hàng tháng phải được sắp xếp theo tuần tự của bảng kê thuế đầu ra và bảng kê thuế đầu vào đã in và nộp cho cơ quan thuế.

Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo:

• Hóa đơn bán hàng phải kẹp kèm phiếu thu. Đối với hóa đơn bán ra hoặc hóa đơn thu tiền, kẹp kèm phiếu xuất kho, hợp đồng hoặc thanh lý (nếu có).
• Hóa đơn mua vào phải kẹp cùng phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán. Trong trường hợp chấp nhận bán hàng, thanh toán sau phải kẹp theo hợp đồng

– Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Khi sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế, các bạn cần lưu ý một số điều sau:

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Có thể kế đến một số loại báo cáo thường kỳ là: báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế GTGT của doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thu nhập doanh nghiệp (tạm tính)…

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN…

– Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm

Khi chuẩn bị hồ sơ, sổ sách đã in ra hàng năm, kế toán chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký bán hàng
• Sổ nhật ký nhập hàng
• Sổ nhật ký chi tiền
• Sổ nhật ký thu tiền
• Sổ chi tiết công nợ phải thu đối với tất cả khách hàng trong kỳ kế toán.
• Sổ chi tiết công nợ phải chi cho tất cả các nhà cung cấp.
• Sổ báo cáo tài sản cố định, CDDC
• Sổ khấu hao tài sản cố định, khấu hao CDDC.
• Sổ chi tiết vật tư
• Bảng nhập/ xuất hàng tồn kho
• Sổ cái chi tiết các tài khoản: 131, 111, 112, 331, 153, 154, 211, 214…

– Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

Quy trình sắp xếp sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập mà chúng tôi muốn đem đến cho các kế toán là việc sắp xếp các hợp đồng kinh tế. Khi sắp xếp cần thực hiện theo nguyên tắc sau đây:

• Sắp xếp tuần tự theo hợp đồng đầu vào và hợp đồng đầu ra. Đồng thời, kế toán phải kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng. Các loại giấy tờ bao gồm: biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, hợp đồng.
• Các hợp đồng lao động và hệ thống bảng lương: tất cả hợp đồng lao động, bảng lương phải có chữ ký đầy đủ.

– Hồ sơ pháp lý

Tất cả các loại hồ sơ phải đảm bảo tính chuẩn xác, thống nhất. Kế toán chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bản gốc và bản photo công chứng (có xác thực).

– Kiểm tra chi tiết khác

Một công đoạn vô cùng quan yếu mà các kế toán không thể bỏ qua chính là kiểm tra lại tất cả các chi tiết giấy tờ.

• Kiểm tra, đối chiếu các con số giữa các sổ chi tiết với sổ Cái.
• Kiểm tra và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với các định khoản.
• Kiểm tra các khoản phải trả.
• Kiểm tra khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với dữ liệu nhập,
• Kiểm tra sự cân đối cả đầu vào và đầu ra.
• Kiểm tra lại các định khoản.

3. Nội dung việc làm sẽ thực hiện

Việc làm của kế toán công ty mới thành lập

Nhìn chung, việc làm của kế toán tại doanh nghiệp mới thành lập cũng giống như các doanh nghiệp khác.

• Kế toán kiểm tra sự phù hợp và chuẩn xác của các loại giấy tờ.
• Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Lập các các báo cáo VAT hàng tháng.
• Kiểm tra và lập báo cáo các quyết toán thuế TNDN hàng tháng,
• Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật.
• Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của quốc gia.
• Làm việc và giải trình với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.

Với những chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng các bạn kế toán sẽ thêm vững tâm khi thực hiện các sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập. Nếu có bất cứ thắc mắc hoặc khó khăn nào trong việc làm, mời quý vị liên hệ với chúng tôi theo hotline. Đội ngũ nhân viên của Con Số Thông Minh luôn sẵn lòng trả lời mọi thắc mắc.