Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được xếp vào nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc tính toán, báo cáo các các nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có ý nghĩa vô cùng quan yếu, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn một số kiến thức của kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.

1. Hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng

Cũng giống như tất cả các yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng có tài khoản kế toán riêng. Sự biến động của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp sản xuất được phản ánh trực tiếp trên các tài khoản cấp 1 và cấp 2 về vật liệu. Sử dụng phương pháp kế toán này, chủ doanh nghiệp có thể biến được tình hình biến động hiện tại của nguyên vật liệu.

– Tài khoản kế toán nguyên vật liệu

Tài khoản 152 là tài khoản dùng để phản ánh số nguyên vật liệu hiện có, đồng thời, tổng thể tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá.

Tài khoản 152 được chia thành tài khoản cấp 2 để tính toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu. Cụ thể như sau:

• Tài khoản 1521: Vật liệu chính
• Tài khoản 1522: Vật liệu phụ
• Tài khoản 1523: Nhiên liệu
• Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế
• Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
• Tài khoản 1528: Vật liệu khác

– Tài khoản kế toán công cụ dụng cụ

Tài khoản 153 là tài khoản công cụ dụng cụ. Tùy từng nhóm, vật liệu mà có thể chia thành tài khoản cấp 3 hoặc cấp 4.

• Tài khoản 1531: Công cụ dụng cụ
• Tài khoản 1532: Bao bì luân chuyển
• Tài khoản 1553: Đồ dùng cho thuê

– Tài khoản “Hàng đi đường” (151)

Tài khoản này phản ánh những loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp chấp nhận thanh toán khi hàng chưa về kho hoặc hàng đang về kho.

– Tài khoản “Phải trả người bán” (331)

Tài khoản để thể hiện mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp bạn với công ty sản xuất/ nhận thầu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (theo hợp đồng đã được ký kết).

2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

Các phương pháp kế toán nghiệp vụ chủ yếu

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất có thể biến động do rất nhiều nguyên nhân khác nhau: biến động do mua ngoài, biến động do tự chế hoặc thuê gia công…. Tuy nhiên, dù là nguyên nhân gì thì các doanh nghiệp cũng phải thực hiện đầy đủ các hoạt động nhập kho và có đầy đủ các chứng từ theo quy định.

Trên cơ sở lập hóa đơn, các kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của nguyên vật liệu. Cuối tháng sẽ tiến hành tổng hợp thông số, đồng thời, kiểm tra chi tiết sự biến động đó.

Hiện nay, có các phương pháp kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ như sau:

Phương pháp nghiệp vụ tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

– Bút toán 1 

Trường hợp hàng hóa, sản phẩm và hóa đơn về cùng một thời khắc. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho cũng như hóa đơn mua hàng, kế toán cần phải ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Nợ TK 133 ( 1331) Thuế VAT được khấu trừ

 Có TK 331 “Phải trả cho người bán”

 Có TK 111, 112, 311, 141…

– Bút toán 2

Trong trường hợp hàng về chưa có hóa đơn. Kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ ghi phiếu nhập kho vào “hàng chưa có hóa đơn”. Nếu đến cuối tháng có hóa đơn, kế toán ghi sổ như Mọi khi. Trong trường hợp đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, ghi theo giá tạm tính.

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

 Có TK 111,112,141,331,…

+ Trong trường hợp hoá đơn về: Giá tạm tính < Giá thực tế, kế toán ghi bổ sung như sau:

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

 Có TK 331

 Có TK 111, 112, 311, 141…

+ Ghi đảo ngược bút toán để xóa bút toán theo giá tạm tính:

Nợ TK 111,112, 331…

 Có TK 152

 Có TK 153

+ Ngoài ra, kế toán cũng có thể ghi bút toán đỏ để xóa phần bút toán tạm tính sau khi ghi bút toán đen theo giá tạm tính.

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

 Có TK 111,112,141,331…

+ Ghi đảo ngược bút toán chênh lệch.

• Nợ TK 111,112,331
• Có TK 152
• Có TK 153

– Bút toán 3

Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về.

+ Trong trường hợp này, các hóa đơn được lưu vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho;

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 133(1331)

 Có TK 111,112,331…

+ Nếu đến cuối kỳ kế toán, nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:

Nợ TK 151

Nợ TK 133 (1331)

 Có TK 111,112,141,331…

+ Trong tháng tiếp theo khi hàng về nhập kh. Căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho:

Nợ TK 152

Nợ TK 621,627

 Có TK 151

Bút toán 4:

Trường hợp, nguyên liệu nhập về không giống như trong hợp đồng đã ký kế hoặc không đúng quy cách. Trong trường hợp, số hàng hóa phải được giảm giá hoặc xuất kho trả về người bán. Kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,331

 Có TK 152,153

 Có TK 133(1331)

– Bút toán 5

Trường hợp hàng không đủ  so với hoá đơn bán hàng. Một số phương pháp xử lý hàng hóa bị thiếu:

+ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu.

Nợ TK 152,153

 Có TK 1381

+ Nếu người bán không còn hàng.

Nợ TK 331

 Có TK 1381

 Có TK 133(1331)

+ Trong trường hợp cá nhân làm mất, cá nhân đó phải bồi thường theo quy định. Sổ kế toán ghi:

Nợ TK 1388,334

 Có TK 133(1331)

 Có TK 1381

+ Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 632

 Có TK 1381

– Bút toán 6

Trường hợp hàng hóa, nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn bán hàng

Trong trường hợp nguyên liệu thừa, kế toán phải lập văn bản báo cáo cho các bạn liên quan biết để cùng xử lý. Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào từng mục để phản ánh tương ứng vào sổ sách.

+ Nếu nhập toàn bộ và trả tiền cho người bán.

Nợ TK 152,153

Nợ TK 133 (1331)

 Có TK 331

 Có TK 3381

+ Nếu trả lại nguyên vật liệu cho người bán, trong sổ kế toán ghi:  

Nợ TK 3381

 Có TK 152,153 (chi tiết)

+ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số nguyên vật liệu thừa.

Nợ TK 3381

Nợ TK 1331

 Có TK 331

– Bút toán 7

Trường hợp nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 152, 153 (chi tiết)

 Có TK 154

– Bút toán 8

Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác

Ngoài những trường hợp như trên, sự gia tăng nguyên vật liệu còn có thể do các nguyên nhân khác: viện cấp, trợ cấp, góp vốn liên doanh.

Nợ TK 152,153 (chi tiết)

 Có TK 411, 412

 Có TK 336, 3381

 Có TK 222, 241, 128

 Có TK 621, 627, 641, 642

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm do phục vụ các hoạt động sản xuất, sử dụng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các trường hợp xuất bán, xuất vốn góp liên doanh… cũng được vận dụng. Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều phải tính theo giá trị thực tế của tài khoản 152.

– Bút toán 1

Xuất nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621, 627, 641, 642

Nợ TK 241

 Có TK 152, 153

– Bút toán 2

Xuất vốn góp liên doanh với các doanh nghiệp, đơn vị khác. Theo đó, căn cứ vào giá gốc NVL xuất góp vốn và giá trị góp vốn được liên doanh chấp nhận phần chênh lệch giữa giá góp vốn và giá bán thực tế.

Nợ TK 222,128, 421

 Có TK 152, 153

– Bút toán 3

Xuất nguyên vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến.

Nợ TK 154

 Có TK 152,153

– Bút toán 4 : Nguyên vật liệu giảm cho vay tạm thời.

Nợ TK 1388,1368

 Có TK 152 (chi tiết)

– Bút toán 5: Nguyên vật liệu giảm do các nguyên nhân khác

Nợ TK 632, 642

Nợ TK 1381,1388,334

 Có TK 152, 153

3. Phương pháp kế toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ

Nhìn chung, nguyên liệu vật, công cụ dụng cụ chủ yếu được xuất ra chủ yếu nhằm mục đích kinh doanh. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà phân loại theo các đối tượng sử dụng, sau đó tính ra giá trị thực tế. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tính chất, giá trị cũng như thời gian sử dụng công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả công tác kế toán mà việc tính toán phân bố giá thực tế công cụ, dụng cụ dùng vào các đối tượng sử dụng có thể được phân bổ một lần hoặc nhiều lần.

– Phương pháp phân bổ 1 lần

Căn cứ các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ để tính ra giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ

Căn cứ vào giá trị thực tế xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6273): Phí tổn sản xuất chung (Phí tổn dụng cụ sản xuất)

Nợ TK 641 (6413): Phí tổn bán hàng (Phí tổn dụng cụ đồ dùng)

Nợ TK 642 (6423): Phí tổn quản lý doanh nghiệp, phí tổn văn phòng phẩm)

 Có TK : 153 CCDC (1531,1532,1533)

– Phương pháp phân bổ 2 lần

Khi xuất công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK 142( 242)

 Có TK 153 : ( 100% giá trị CCDC xuất dùng)

Tiến hành phân bổ lần đầu và cho các lần phân bổ khác:

Nợ TK 627, 641, 642

 Có TK 142 : Giá trị phân bổ lần đầu

Trong trường hợp công cụ, dụng cụ hết hạn sử dụng hoặc bị mất, kế toán phân bổ giá trị còn lại của CCDC vào phí tổn sản xuất kinh doanh theo công thức trong bảng sau:

– Phương pháp phân bổ nhiều lần

Nếu xuất CCDC có giá trị lớn, CCDC dùng nhiều kỳ sản xuất, kinh doanh. Khi xuất, kế toán ghi trong sổ:

Nợ TK 142 (242)

 Có TK 153 : Giá trị công cụ, dụng cụ xuất kho 100%

Số lần phân bổ được xác định dựa vào giá trị xuất của CCDC và thời gian sử dụng của công cụ xuất kho.

Nợ TK 627, 641, 642

 Có TK 142 (242) : ( Giá trị phân bổ mỗi lần)

Giá trị phân bổ mỗi lần được tính theo công thức trong bảng sau:

Trong trường hợp báo hỏng hoặc mất CCDC, kế toán phân bổ giá trị còn lại sau khi trừ đi giá trị phế liệu thu hồi và giá trị bồi thường. Kế toán ghi sổ:

Nợ TK 153 : Giá trị phế liệu thu hồi

Nợ TK 138 (1388) : Giá trị đòi bồi thường

Nợ TK 627, 641, 642 : Giá trị phân bổ nốt

 Có TK 142( 242 ): Giá trị còn lại cần phân bổ

Ta có sơ đồ kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là việc làm đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và độc đáo. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho quý vị những kiến thức hữu ích nhất về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, mời quý vị liên hệ với chúng tôi theo hotline. Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ quý vị khách hàng.