Chứng từ, sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp

Sau khi hạch toán tài chính vào cuối năm các kế toán viên cần lưu trữ các loại chứng từ, sổ sách quan yếu để tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và quyết toán thuế khi cần. Hiện nay, có rất nhiều loại chứng từ, sổ sách khác nhau khiến nhiều người hoang mang, nhất là những bạn mới khởi đầu học nghề. Để giúp các bạn biết đâu là sổ sách kế toán cần in cuối năm cũng như cách sắp xếp chứng từ ra sao, chúng tôi xin chia sẻ một số thông tin hữu ích ngay sau đây.

1. Những loại sổ sách cần thiết nhất đối với doanh nghiệp

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, việc làm của một kế toán viên đầu tiên bạn phải biết rõ những loại sổ sách cần thiết đối với doanh nghiệp bạn cần có vào dịp cuối năm là gì? Những sổ sách kế toán cần in cuối năm đó bao gồm:

– Các loại sổ nhật ký

Bao gồm các sổ nhật ký như: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, mua hàng, chi tiền, thu tiền.

– Sổ chi tiết công nợ

Bao gồm sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho nhà cung ứng, sổ chi tiết vay/mượn khác và sổ chi tiết ngân hàng.

– Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC

Bao gồm sổ tổng hợp tăng giảm TSCĐ, sổ tăng giảm CCDC, sổ khấu hao TSCĐ, sổ khấu hao CCDC.

– Sổ cái các TK

Sổ ghi chép tất cả tài khoản như: TK 111, 112, 131, 152, 153, 154, 155, 211, 331, 621, 622, 642, 641,…

Đâu là sổ sách kế toán cần in cuối năm cần thiết đối với doanh nghiệp

– Các chứng từ kế toán

+ Các chứng từ kế toán đó bao gồm các loại tờ khai thuế như tờ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( 01/GTGT), Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào (01-2/GTGT), tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý.

+ Hợp đồng mua bán và các biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC, kiểm kê tiền mặt.

– Các loại sổ và chứng từ khác

Ngoài những sổ sách và chứng từ nêu trên, bạn còn cần chuẩn bị những loại sổ sách kế toán cần in cuối năm sau: Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng, thẻ kho hoặc sổ tiêu dùng vật tư…

Lưu ý: Sau khi hạch toán, các loại sổ sách hay chứng từ đều phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc giám đốc.

2. Cách sắp xếp chứng từ kế toán như thế nào?

Để sắp xếp các loại sổ sách và chứng từ theo đúng quy định, các bạn cần có phương pháp riêng để tiết kiệm thời gian mà vẫn hiệu quả.

2.1. Sắp xếp theo bộ chung

Thay vì sắp xếp riêng lẻ từng chứng từ, sổ sách riêng các bạn phân bố, sắp xếp lại thành những bộ chung, có liên quan đến nhau. Ví dụ như :

• Bộ các loại tờ khai thuế, những chứng từ, sổ sách liên quan đến thuế thì gộp lại.
• Bộ hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra sắp xếp theo ngày nộp.
• Đối với những hóa đơn có giá trị thấp hơn 20.000.000 đồng thanh toán tiền mặt thì các bạn nhớ kẹp theo phiếu chi tiền và phiếu nhập kho. Còn đối với những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20.000.000 đồng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm theo phiếu hạch toán, ủy nhiệm chi  và phiếu nhập kho.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả bạn nên biết

Đối với những hóa đơn thu bằng tiền mặt thì kèm theo hóa đơn thu, phiếu thu cùng với phiếu xuất kho. Còn đối với những hóa đơn thu bằng chuyển khoản thì kèm theo hóa đơn thu, phiếu báo photo cùng với phiếu xuất kho.

2.2. Sắp xếp chứng từ theo chiến thuật mỗi cái là một bộ

Khác với phương pháp trên, phương pháp này các bạn sắp xếp từng chứng từ thành một bộ riêng theo thứ tự tăng dần dựa theo thời gian cụ thể. Ví dụ như sau:

+ Từng loại tờ khai thuế sắp xếp riêng từng bộ theo thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12 hoặc theo quý I đến quý IV.

+ Sắp xếp riêng hóa đơn đầu vào, tương tự như tờ khai thuế cũng xếp từ tháng 1 đến tháng 12 hoặc theo quý I đến quý IV để tiện cho việc tìm kiếm.

+ Sắp xếp riêng hóa đơn đầu ra, phương pháp sắp xếp tương tự như tờ khai thuế.

+ Sắp xếp riêng các loại chứng từ phiếu chi và phiếu thu.

3. Lưu ý khi sắp xếp sổ sách kế toán cần in cuối năm

+ Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo những phiếu thu, chi cần thiết, ví dụ như:

• Hóa đơn đầu ra phải kẹp theo phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng.
• Hóa đơn đầu vào kẹp theo phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
• Đối với những trường hợp bán chưa thu tiền thì phải kẹp theo phiếu hạch toán, hợp đồng cùng phiếu xuất kho.

+ Mỗi chứng từ, sổ sách khi được ghi đều phải có đầy đủ chữ ký của người trực tiếp chịu trách nhiệm

+ Mỗi một bộ chứng từ dù riêng hay chung đều phải đóng bìa đầy đủ, có ghi rõ ràng tên đầy đủ bên ngoài.

Trên đây là bài viết giới thiệu tất cả các sổ sách kế toán cần in cuối năm cũng như cách sắp xếp hiệu quả nhất không nên bỏ qua. Với những chia sẻ trên chắc hẳn đã giúp cho các bạn có thêm kiến thức để hoàn thành tốt việc làm kế toán viên của mình hơn rồi phải không nào. Chúc các bạn thành công!